はじめまして。IT戦略グループの比嘉です。 マイクロアドでは社内コミュニケーションツールとして、Facebook社のWorkplaceというビジネス向けSNSを利用しています。2017年11月に利用を開始していますので3年弱の運用を続けています。
今回は導入に至った経緯や社内での活用方法などをご紹介したいと思います。
Workplaceとは？
Facebookが2016年10月にリリースしたビジネス向けSNS「Workplace from Facebook」です。 企業及び企業間コミュニケーションツールです。
左がFacebookで、右がWorkplaceです。
導入経緯
導入以前は様々なツールが乱立し情報が入り乱れていました。
BLOG
社内向けに複数ブログが存在し、それぞれのブログを包括しているプラットフォームが存在せず、アクセスが手間でした。また、WordPressの特性上、コメントなどのフィードバックが気軽に書き込むことができませんでした。
旧Portalサイト*1
アナウンスのための管理画面にログインする必要がありました。各種投稿に対して、BLOG同様にリアクションがされにくい構成でした。
社内メール
社内宛と社外宛のメールが混在しており、誤送信や重要なメールの見落としの温床となっていました。その影響もあり、各部署で勝手に社外のツールを利用しており情報統制が取れていませんでした。
SNS
公私混同の運用となっており、顧客情報の漏洩に繋がる可能性がありました。
それぞれのツールを集約することでユーザーの利便性の向上や管理側の運用負荷の軽減ができるかと思いました。当時はFacebookを利用している社員が多く、Facebook ライクなUIのWorkplaceなら受け入れやすいだろうとの算段で導入に至りました。
機能紹介
マイクロアドで利用している機能を紹介します。
公開グループ
利用用途に応じたグループを作成しています。例えば「MicroAd In The News」は全社にカジュアルなアップデートを報告するためのグループです。「あいつ頑張っていたんだぜ！」的な投稿や緩く全体に周知したい内容を投稿しています。また、個々が投稿していた「BLOG」はこのグループに集約しました。
「【閲覧必須】事務連絡 Updates」「【閲覧必須】業務連絡 Updates」「部活動開催報告 Updates」など様々なグループが運用されています。
Workplace Chat
「社内メール」を撲滅に導いたツールです。このツールのおかげで気軽に社内メンバーとコミュニケーションが取れるようになりました。
複数企業のコラボレーション
企業間で情報共有が可能です。それほど活発ではないですが、Workplaceのユーザーコミュニティに参加しており、最新の情報をいち早く知ることが可能です。
ライブビデオ
社内勉強会等でライブ配信が可能です。本社で開催されるイベントを拠点でライブで閲覧することができたり、リアルタイムで参加ができなくても後から動画を見ることができます。
セーフティチェック
災害時に安否を確認するための機能です。まだ実際に利用したことはありませんが、事前のテストを実施しており、災害時の対応に備えています。
統合(Bot)
Workplace Botを利用し、社内メンバーへ様々な通知を行っています。
- 勤務時間の申告漏れ通知
- 有給利用を促す通知
- セキュリティテスト未受講者へのリマインド
Workplace Chatへ通知する管理画面です。
実際の通知です。
利点
Workplaceを導入することで社内メールの撲滅、ツールの一元化によるアクセスのしやすさなど利便性の向上に繋がったと思います。また、それぞれ管理していたツールを廃止したことで運用コストも大幅に削減できました。費用も他社製品に比べてとても安く、1人あたり$3のコスト*2で利用可能です。
欠点
Workplace ChatのUI及び機能に不満を感じます。他社のChatツールに比べて機能面は少々劣っていると思います。また、情報の流動性が高いため、長期的に共有したい情報の扱いには向いていません。*3 そのため、一旦Portalサイトを廃止しましたが、新規にPortalサイトを運用しています。
最後に
情報へのアクセスのしやすさや社員への周知など、導入前に比べて大幅に改善することができたと思います。細かいところで気になる点はありますが、利用方法を定めたりBotを駆使することで解決しています。総合的に導入したメリットは大きかったと思います。
社内コミュニケーションツールの導入を検討していて、大きな予算が取れない情シスの方々の参考になれば幸いです。
