はじめに

マイクロアドはより一層の業務効率化を図るために、2021年7月1日に東京本社のオフィス移転*1をしました。
今回は情シス視点でオフィス移転を振り返ってみようと思います。

はじまり

2021年1月に6月にオフィス移転の計画がある旨を共有され、オフィス移転プロジェクトが発足します。
準備期間は約5ヶ月とスケジュール的に少しタイトなイメージがありました。
前提として、新旧オフィスの広さは同等になります。

タスク（必須）

新規ネットワーク回線の契約

メインで利用する回線の工事が間に合わない可能性がありました。そのため、工期が早い他社回線をサブとして契約しました。
結果的にメイン回線が間に合いましたが、二重コストになってしまいました。

社内サーバルーム機器の移設

通常業務と並行で対応するのは厳しかったため、業者に依頼をしました。
サーバラック移設も含まれるため、ネットワーク関連に強い業者の選定の必要がありました。
そこで、社内インフラエンジニアに協力いただき、繋がりのある信頼できる業者を選定しています。

監視カメラの撤去

社内サーバルームに後付けした監視カメラがありました。
業務利用がなくなったため、現状回復時に撤去しました。

オフィス扉のセキュリティ導入

オフィス扉に必要な機能は主に以下の2つが挙げられると思います。

認証システムを利用した入退室
入退室のログ記録

認証もALSOKカードを廃止し、個人スマホやICカードに切り替えています。
物理的な管理を減らすため、ゲストの入退室用に暗証番号が利用できる製品を選定しています。
また、マイクロアドでは入退室のログでオフィスへの出社状況を月単位で管理しており、交通費を各自で都度精算しなくて良いような取り組みもしています。

複合機の移設と削減

現状の稼働率を算出し、東京本社の台数を減らしてコスト削減をしています。
認証を個人スマホやICカードに切り替えています。

電話/FAXの契約と解約

業務で利用されていなかったため、全拠点のFAXを廃止しました。

契約関連の住所変更

事前に全て対応・・・とは行かず、旧住所から転送されるものを適宜対応しました。

無線アクセスポイントの移設

会社で定めたリプレイスポリシーを超えていないため、再利用をしました。

タスク（検討）

ネットワーク機器のリプレイス

リモート勤務が増え、環境に合わせた社内ネットワーク構成に大幅に変更しようと検討しましたが、最終的に予算超過で見送りとなりました。
当時はリプレイスポリシーがなかったため、このタイミングで策定しました。
パソコンは一般的に耐用年数は4年ですが、スペック不足やバッテリー関連の不具合の発生頻度から耐用年数を3年としています。下記サイトを参考にしています。 www.nta.go.jp www.keisan.nta.go.jp

タスク（その他）

新旧ビル管理会社との折衝

新オフィスの設備確認や旧オフィスの現状回復など担当者と打ち合わせを実施しました。

オフィス移転業者との折衝

オフィス移転は専門の業者にファシリティマネジメントを依頼しました。
社内サーバルーム機器の移設業者は別で契約していますので情報共有を実施しました。

会社備品の梱包と設置

モニターなどの会社備品の梱包と移転先でのデスク設置・配線を実施しました。
約80席分を数名で担当しましたが、結構な肉体労働でした。

おわりに

改めて社内システムの構成を見直したことで気づかなかった課題も浮き彫りとなり、今後の改善に活かせるように感じました。
普段、隅々まで見直すことは少ないため非常に良い機会だったと思います。
余談ですが、必ず耳にする用語として工事区分（ABC工事）があり、3つの区分を把握しておくと業者との会話が円滑に進みます。
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